1. Scopul documentului

Subiectul prezentului document este:

• de a descrie principiile respectate de către Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani din punct de vedere al prelucrării datelor cu caracter personal;
• de a face cunoscute tuturor elevilor, părinților / reprezentanților legali ai acestora și angajaților Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani drepturile persoanelor vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal;
• de a stabili o procedură privind eventualitatea exercitării, de către persoanele vizate, a drepturilor conform cu Regulament General de Protecție a Datelor;
• de a stabili o procedură privind notificarea în cazul identificării unei breșe de securitate.

2. Introducere

Având în vedere:

• intrarea în vigoare începând cu data de 25.05.2018, a Regulamentului 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, cunoscut și sub acronimul GDPR (General Data Protection Regulation),
• Legea nr. 667 din 21 noiembrie 2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date,
• Precum și adresa Autorității naționale De Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal nr. 0023660/05.06.2018.

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani, își asumă executarea unei prelucrări a datelor cu caracter personal ale clienților, angajaților și colaboratorilor într-o manieră sigură și care să asigure o confidențialitate deplină. Procesele interne ale companiei, privind colectarea, utilizarea și distrugerea datelor cu caracter personal, sunt efectuate într-o manieră corectă, corespunzătoare, divulgarea datelor cu caracter personal efectuându-se doar în situații justificate.

1. Operatorul de date

Operatorul care procesează datele cu caracter personal este Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani, Str. Cuza-Vodă, Nr. 47, C.P. 620034, Focșani, Vrancea, Tel. 0237226840, Fax. 0337100243, denumit în continuare “Operator”.

1. Ce sunt datele cu caracter personal

„Date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”) în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale, religioase sau sociale.

1. Ce înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal și ce date sunt prelucrate de Operator?

„Prelucrare” înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.

1. De unde sunt obținute datele cu caracter personal pe care le prelucrează Operatorul

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani – prelucrează datele cu caracter personal pentru următoarele categorii de persoane fizice, în funcţie de scopul prevăzut la secţiunea 2.e):

• Elevi, părinţi, reprezentanţi legali ai acestora, alţi membri ai familiei, candidaţi la testele sau examenele naţionale, viitori elevi, cadre didactice, cadre didactice auxiliare şi personal nedidactic în relaţii contractuale cu Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani, candidaţi la concursurile de ocupare a posturilor din sistemul educaţional.
• Elevi, cadre didactice, cadre didactice auxiliare, personal nedidactic sau alţi membri ai familiei acestor categorii enumerate, posibili beneficiari ai programelor de protecţie socială derulate de M.E.N. (asigurarea manualelor şcolare, Programul “Lapte și Corn”, Programul “Euro200”, Programul “Bani de liceu”, alocații elevi, asigurarea transportului şcolar, burse, precum şi a altor programe similare);
• Elevi, cadre didactice, cadre didactice auxiliare, personal nedidactic, vizitatori, orice persoană care intră în sediul Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani, dotat cu sistem de supraveghere audio-video;
• Orice persoană fizică sau juridică ce are raporturi de natură comercială sau contractuală cu Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani.

Datele personale colectate de operator sunt:

• numele și prenumele, numele și prenumele membrilor de familie, sex, data și locul nașterii, cetățenia, semnătura, adresă, telefon, email;
• codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate/pașaportului;
• date privind starea de sănătate;
• date privind sancțiuni disciplinare.
• datele din actele de stare civilă, profesia, loc de muncă, formare profesională, diplome-studii, situație familială, situație militară, situație economică și financiară, date bancare;
• date cu caracter personal care denotă originea etnică a persoanelor vizate
• date cu caracter personal care denotă convingerile religioase ale persoanelor vizate;
• date cu caracter personal care denotă apartenența sindicală a persoanelor vizate;
• date cu caracter personal care denotă apartenența la o organizație religioasă a persoanelor vizate;
• imagine, voce, video;

1. În ce scopuri prelucrează Operatorul date cu caracter personal ?

Conform cerinţelor Regulamentului U.E. nr. 679 / 2017 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele personale care îi sunt furnizate despre categoriile de persoane fizice prevăzute la secţiunea 2.d). Scopul colectării datelor este:

• prestări de servicii ale Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani pentru realizarea obiectului de activitate principal, respectiv: educaţie şi cultură. De asemenea, informaţiile colectate de către Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani sunt folosite pentru analize şi prelucrări statistice necesare, pentru fundamentarea deciziilor în managementul sistemului educaţional, respectiv pentru arhivare, conform precizărilor legale.
• evidenţa financiar contabilă a Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani.
• pentru îndeplinirea obligațiilor legale (întocmirea documentelor contractuale, fiscale, a actelor salariale, raportarea la instituțiile publice îndreptățite).
• protecţia socială.
• Arhivarea atât în format fizic cât și electronic a documentelor.
• Soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror alte petiții/plângeri/solicitări la care Operatorul este parte.
• Efectuarea de analize interne (incluzând analize statistice), atât cu privire la produse/servicii, cât și cu privire la portofoliul de clienți.
• Centralizarea operațiunilor și menținerea unei baze de date interne, în care să fie stocate informațiile cu privire la persoanele vizate, pentru a putea fi utilizate de către departamentele și structurile Operatorului în activitățile acestora;
• monitorizarea accesului persoanelor în spaţii publice/private; securitatea persoanelor şi a spaţiilor publice/private; monitorizare video şi securitate.

Pentru prelucrarea acestor categorii de informații cu caracter personal, Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani este înregistrat la în Registrul de evidență a prelucrării datelor cu caracter personal sub nr. __________

1. În ce temeiuri prelucrează Operatorul date cu caracter personal?

Temeiul juridic al acestui proces de prelucrare a datelor cu caracter personal la nivelul Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani îl constituie legea nr.1/2011 cu modificările și completările ulterioare, metodologiile, ordinele, notele specifice emise de M.E., ce vizează orice activitate derulată la nivelul instituției.

1. Care sunt consecințele refuzului de a comunica datele personale?

Prelucrarea datelor cu caracter personal solicitate de către Operator prin formulare/alte canale de comunicare este obligatorie, cu excepția cazului în care prelucrarea se întemeiază doar pe acordul Clientului, caz în care Clientul va fi informat că furnizarea datelor, respectiv a acordului este opțională. În celelalte cazuri, refuzul va determina imposibilitatea furnizării de servicii sau produse de către Operator.

1. Cine sunt destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de Operator?

Informațiile înregistrate sunt destinate utilizării de către operator și sunt comunicate următorilor destinatari:

• Persoana vizată;
• Reprezentanții legali ai persoanei vizate;
• Angajați ai operatorului cu drept de acces;
• Structuri ierarhice superioare (I.S.J, Vrancea, C.C.D. Vrancea, M.E.);
• Autoritatea judecătorească;
• Poliția;
• Organele de urmărire penală;
• Alte instituții abilitate de lege să solicite informații.

1. Cât timp sunt prelucrate și stocate datele cu caracter personal

În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal, vor fi prelucrate de către Operator pe tot parcursul relației contractuale și după finalizarea acesteia în vederea conformării legale aplicabile în domeniu, inclusiv, dar fără limitare, la dispozițiile în materia arhivării.

Înregistrările video ale sistemului de securitate sunt stocate pentru o perioadă de maxim 30 de zile, ulterior acestea vor fi șterse.

Înregistrările video realizate în timpul examenelor naționale sunt prelucrate și arhivate conform metodologiilor și procedurilor emise anual de M.E.N.

3. Principii generale privind prelucrarea datelor cu caracter personal
4. Corectitudinea

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani colectează și procesează date cu caracter personal într-o manieră corectă si legitimă.

1. Relevanță

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani colectează și procesează doar datele cu caracter personal care sunt relevante și necesare pentru un anumit scop. Nu se vor procesa date cu caracter personal într-un mod incompatibil cu scopul în care acestea au fost colectate. Nu se vor procesa date cu caracter personal care nu sunt adecvate sau relevante scopului în care au fost colectate.

1. Acuratețe

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani își asumă responsabilitatea procesării și păstrării datelor cu caracter personal într-o manieră exactă, actualizată pentru scopul legitim în care au fost colectate.

1. Păstrarea

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani va păstra datele cu caracter personal într-o formă care permite identificarea doar pe o durată de timp necesară scopului în care datele cu caracter personal au fost colectate.

1. Divulgarea

Divulgarea datelor cu caracter personal se va realiza doar într-o manieră corespunzătoare scopului în care datele cu caracter personal au fost colectate.

1. Securitate și conformitate

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani, împreună cu colaboratorii săi, își asumă responsabilitatea implementării unor măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare privind protecția confidențialității și securității datelor cu caracter personal colectate.

Totodată Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani, împreună cu colaboratorii săi, își asumă responsabilitatea implementării unor politici, ghiduri, instrucțiuni care să demonstreze prelucrarea datelor cu caracter personal conform standardelor legale în vigoare.

1. Acces

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani acordă acces la datele cu caracter personal, angajaților și colaboratorilor, doar în conformitate cu scopul declarat al colectării datelor.

1. Responsabilizare

Toți angajații, colaboratorii și furnizorii de servicii ai companiei Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani, care intră în contact cu datele cu caracter personal, trebuie să acționeze în conformitate cu principiile prezentei politici de confidențialitate a datelor cu caracter personal.

4. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal, respectiv elevii, părinții / aparținătorii legali ai acestora, angajații, colaboratorii, furnizorii Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani – Focșani, au următoarele drepturi:

1. Dreptul de acces

Înseamnă dreptul persoanei vizate de a obține o confirmare din partea operatorului că prelucrează sau nu datele cu caracter personal care îl privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la informații privind modalitatea în care sunt prelucrate datele.

1. Dreptul la portabilitatea datelor

Se referă la dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și la dreptul ca aceste date să fie transmise direct altui operator, daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic. Dreptul la portabilitatea datelor se aplica numai în cazul în care prelucrarea datelor este „efectuata prin mijloace automate“, prin urmare, nu acoperă majoritatea documentelor pe suport de hârtie, drept urmare, acest drept trebuie avut în vedere doar în ceea ce privește datele prelucrate prin intermediul mijloacelor electronice.

1. Dreptul la opoziție

Vizează dreptul persoanei vizate de a se opune prelucrării datelor personale atunci când prelucrarea nu este necesara îndeplinirii unei sarcini care servește unui interes public sau când nu are în vedere un interes legitim al operatorului. Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct, persoana vizata are cu precădere dreptul de a se opune prelucrării în orice moment.

1. Dreptul la rectificare

Se referă la corectarea datelor cu caracter personal inexacte stocate. Rectificarea trebuie comunicată fiecărui destinatar la care au fost transmise datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate (demonstrabile).

1. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

Înseamnă dreptul persoanei vizate de a solicita să îi fie șterse datele cu caracter personal, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive: acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; persoana vizată își retrage consimțământul și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare; persoana vizată se opune prelucrării și nu există motive legitime aplicabile; datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale.

1. Dreptul la restricționarea prelucrării

Este exercitat în cazul în care persoana contestă exactitatea datelor, pe o perioada care permite verificarea corectitudinii datelor; prelucrarea este ilegala, iar persoana se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea; în cazul în care operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanța; în cazul în care persoana s-a opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei respective.

5. Exercitarea drepturilor persoanelor vizate

Colegiul Național “Al. I. Cuza” – Focșani – Focșani pune la dispoziția persoanelor vizate un proces simplu, transparent și eficient privind exercitarea drepturilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Procesul definit în cadrul organizației este următorul:

6. Informații privind ANSPDCP

Persoanele vizate au posibilitatea de contactare a Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, respectiv ANSPDCP, în cazul în care consideră că drepturile fundamentale privind prelucrarea datelor cu caracter personal au fost încălcate.

Date de contact ale ANSPDCP sunt următoarele:

7. Sumar al modificărilor aduse documentului